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DUAS HORAS DE DISCUSSÃO? APRENDA A ORGANIZAR REUNIÕES

8 de abril de 2016

SÃO PAULO – Embora essenciais para o diálogo e o andamento de muitos projetos, reuniões podem ser
enfadonhas quando muito longas e pouco produtivas. Uma pesquisa de 2014 mostrou que as empresas perdem
até ¼ do seu tempo em reuniões inúteis.

Ao mesmo tempo, organizar o sistema de reuniões e as falas de todas as pessoas presentes em uma
sala é uma tarefa difícil. Para ajudar nesse sentido, a empresa especializada em organização profissional OZ! Organize Sua Vida separou 5 dicas para otimizar essas reuniões e melhorar os resultados da empresa.

1. Identifique o objetivo

Para que os participantes entendam a importância de uma reunião, é necessário estabelecer e divulgar
o objetivo concreto para o encontro. Reuniões sem propósito tendem a não ser levadas a sério.

2. Prepare­se

Chegar à reunião com os assuntos organizados ajuda no andamento das pautas. Prepare listas, atas e
documentos que possam ajudar, para que não seja perdido tempo buscando estas informações durante
a reunião.

3. Mantenha o controle

Definir um mediador pode ajudar muito no andamento da conversa. Essa pessoa deve observar tanto o
tempo quanto o foco dos tópicos abordados, evitando dispersões e seguindo uma agenda.

4. Seja firme e decisivo

Reuniões costumam ser feitas para identificar ações e tomar decisões. Tenha certeza que foi
identificado o que deve ser feito a partir da discussão e qual o papel de cada uma das pessoas
responsáveis.

5. Distribua a ata e mantenha decisões

Faça o possível para que as decisões tomadas sejam encaminhadas, em forma de ata, o quanto antes.
Isso ajuda a organizar tarefas e garantir que as definições sejam reconhecidas. “Antes de terminar a
reunião, o responsável pela ata pode compartilhar com os participantes tudo o que foi conversado e
decidido, assim, em tempo real, cada um poderá anotar a sua parte, opinar e fazer as correções

 

Fonte: InfoMoney

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