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Seis estratégias de comunicação de equipes de projeto bem sucedidas

12 de julho de 2016

As equipes de projeto estão em estado permanente de comunicação, via e-mail, videoconferências, telefonemas, textos, discussões face-a-face e até mesmo interações não-verbais. Mas, qualquer que seja o meio utilizado, elas só aumentarão suas chances de alcançar os objetivos pretendidos se desenvolverem formas eficientes de manter todos informados sobre o que está acontecendo.

Aqui estão algumas dicas para se comunicar de forma eficaz no decorrer do projeto.

1. Promova reuniões regulares
Realizar reuniões regulares de estratégia com as equipes dá a todos uma oportunidade de estar presente enquanto as atividades do projeto e as mudanças estão sendo discutidas. Cria condições de concorrência equitativas, dando a todos os membros da equipe a chance de expressar ideias, preocupações e atualizações de status social. Para reduzir a perda de tempo, limitar as reuniões a 50 minutos dá a todos algum tempo e evita a inatividade administrativa.

Para assegurar que as reuniões sigam a agenda, faça o seguinte:

- Elabore uma agenda e envie para todos os membros da equipe antes da reunião.

- Peça aos membros do time que estejam preparados para discutir os temas da agenda.

- O que for menos urgente, deixe sinalizado como questões não agendadas, com o entendimento de que serão discutidas posteriormente.

- Agende a próxima reunião com antecedência e mantenha um registro de itens a serem levados adiante.

2. Seja inclusivo
Certifique-se de não deixar ninguém de fora quando for convidar as pessoas para a reunião e envie relatórios sobre os desenvolvimentos recentes. Se você não tem certeza de quem são as pessoas que precisam estar envolvidas na reunião, ou saber que aconteceu ultimamente em projetos, inclua-os com cautela.

Na reunião de lançamento de projeto, peça aos membros da equipe que falem sobre suas preferências de comunicação. E escolha aquela que for mais adequada para a maioria e, de alguma forma, concentre as informações em um único repositório.

3. Seja transparente, claro e conciso
A comunicação pode estar consumindo o tempo de alguma forma. Você pode evitar a perda de tempo de outras pessoas (e o seu próprio tempo) sendo transparente, claro e conciso. Antes de pegar o telefone, digitar um email ou agendar uma reunião, tire um minuto ou dois para considerar o seguinte:

- O objetivo da comunicação

- A audiência (membros da equipe, executivos, fornecedores, clientes e outras partes interessadas)

- O resultado desejado

- E, à luz dos fatores acima, se você está usando o melhor meio para o tipo de comunicação que você precisa fazer.

Tente fazer com que a mensagem seja de fácil compreensão e e acessível a todos os interessados.

4. Cultive o respeito
As pessoas são alocadas em equipes de projeto por alguma razão. Seja qual for o seu papel, todos os membros devem servir a um propósito e agregar valor ao projeto. Independentemente do título e posição na hierarquia organizacional, todos os participantes devem mostrar respeito por seus colegas de equipe e devem ser responsabilizados pelo seu comportamento.

É natural que as opiniões e pensamentos dos participantes do projeto de nível hierárquico mais alto tenham peso maior. Mas isso é um erro. Mesmo que não concordem com as pessoas, todos os membros da equipe devem ser capazes de comunicar livremente seus pensamentos, opiniões e preocupações sem medo do ridículo ou das consequências. Grandes ideias são grandes ideias, independente de onde elas venham.

Da mesma forma, durante a programação de atividades do projeto, as responsabildades concorrentes de cada membro da equipe devem ser levadas em consideração.

Elimine os elos fracos na cadeia de respeito mútuo.

5. Reconheça que estar certo pode ser errado
Em equipes de projeto há pouco espaço para que qualquer membro, independente da posição hierárquica, invista energia demais para provar que o seu pensamento é o mais correto. Sua necessidade de estar certo pode acabar alienando os outros na medida em que eles param de se comunicar por completo.

Nenhum projeto pode ser bem sucedido com uma equipe de apenas um. Egos precisam ser administrados quando os membros da equipe estão se comunicando uns com os outros.

6. Use ferramentas de colaboração online
Ferramentas de colaboração ajudam e simplificam o gerenciamento de projetos e facilitam o processo de colaboração com os membros da equipe e outras partes interessadas.

Fonte: CIO

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